Gestión del portafolio

En esta píldora te presentaremos la práctica de Gestión del portafolio de ITIL 4

¡Esperamos que te sea de gran ayuda!

Descripción de la práctica

El propósito de la práctica es asegurar que la organización tiene la combinación correcta de programas, proyectos, productos y servicios para ejecutar la estrategia dentro de sus limitaciones financieras y de recursos.

La gestión del portafolio juega un rol importante en la distribución, uso y gestión de recursos en la organización.

Esta gestión incluye múltiples portafolios:

Portafolio de productos y servicios: es el conjunto de productos y servicios que son gestionados por la organización, representan los compromisos e inversiones a través de todos sus clientes y espacios del mercado. También representa los compromisos contractuales actuales, el desarrollo de nuevos productos y servicios y los planes de mejora continua.

Portafolio de proyectos y programas: usado para la gestión y coordinación de proyectos, asegurando que los objetivos se cumplen con las restricciones de tiempo y costo y con sus especificaciones. Este portafolio asegura que los proyectos no están duplicados, se mantienen dentro del alcance acordado y cuentan con los recursos necesarios.

Portafolio de clientes: refleja el compromiso de la organización de ofrecer ciertos servicios a los grupos de clientes o espacios del mercado. Este portafolio se utiliza para asegurar que las relaciones entre los resultados del negocio, los clientes y los servicios son comprendidos.

Conceptos básicos

• Portafolio: una colección de activos de los cuales la organización elige en cual invertir sus recursos con el objetivo de recibir el mejor retorno.

• Restricción de recursos: las organizaciones pueden entregar solo un número limitado de iniciativas, proyectos o servicios, podría ser por presupuestos muy ajustados, escasez de personal o de habilidades, tiempo, etc.

• Priorización del portafolio: el principio clave de esta práctica es el enfoque en el valor, por lo que se deben determinar los lugares en los que las inversiones van a generar mayor valor. Algunos aspectos a tener en cuenta para la priorización son: grado de alineación con la estrategia, calidad y disponibilidad de recursos, esfuerzo requerido, riesgo, tiempo disponible incluido el costo de la demora, ventajas de innovación y tecnología, etc.

• Costo de la demora: es una forma muy útil de priorizar y consiste en evaluar los beneficios que se podrían perder como resultado de una demora.

• Optimización de portafolio: un portafolio es optimizado cuando la organización lo gestiona de tal manera que genera un mayor retorno de valor mediante la selección de las inversiones más apropiadas.

Alcance

La práctica es una colección coordinada de decisiones estratégicas que permiten el balance más efectivo entre el cambio organizacional y el funcionamiento actual del negocio, lo logra a través de:

• Desarrollar y aplicar un marco de trabajo sistemático que defina y entregue un portafolio de productos, servicios, programas y proyectos que respalden los objetivos y las estrategias específicos.

• Definir los productos y servicios y vincularlos con el logro de los resultados acordados, asegurando así que todas las actividades de la cadena de valor están alineadas con la definición de valor y los factores de éxito.

• Evaluar y priorizar las propuestas de productos, sercicios, proyectos u otras iniciativas con base en las restricciones de recursos, compromisos existentes y las estrategias y objetivos de la organización.

• Implementar una estrategia de evaluación de inversión y un proceso de toma de decisión basado en el entendimiento del valor, costo, riesgo, limitaciones de recursos, interdependencia e impactos de las actividades de negocio existentes.

• Analizar y hacer seguimiento a las inversiones con base en el valor de los productos, servicios, programas y proyectos para la organización y sus clientes.

• Monitorear el desempeño de todo el portafolio y proponer ajustes en respuesta a las prioridades de cambio organizacional.

• Revisar el portafolio en términos de progreso, salidas, costos, riesgos, beneficios y contribución estratégica.

Factores de éxito de la práctica

Garantizar decisiones de inversión acertadas para programas, proyectos, productos y servicios dentro de las limitaciones de recursos de la organización

La estrategia de la organización debe ser traducida por la práctica en criterios claros y mecanismos de puntuación que puedan ser aplicados a cada elemento del portafolio, para así priorizar aquellos que ayudan al logro de los objetivos estratégicos.

Asegurar el monitoreo continuo, revisión y optimización de los portafolios de la organización

Todos los elementos del portafolio, sean nuevos o antiguos, deben ser revisados regularmente, ya que pueden perder valor debido a la naturaleza del servicio, la organización y el medio ambiente. Esto es necesario pues las restricciones de recursos son por lo general para todos los elementos del portafolio, por lo que es necesario algunas veces realizar redistribución de recursos e identificar nuevas oportunidades de inversión.

Métricas clave

Algunas métricas son:

• Retorno de la inversión planeado vs actual.

• Satisfacción de las partes interesadas con los portafolios de la organización.

• Número y porcentaje de decisiones estratégicas soportadas por los portafolios existentes.

Algunas métricas son:

• Adhesión al cronograma de revisión de portafolio.

• Dinámica de la efectividad del portafolio.

• Satisfacción de las partes interesadas con la comunicación del portafolio.

• Número y porcentaje de decisiones incorrectas del portafolio.

Aporte a la Cadena de Valor del Servicio (SVC)

La gestión del portafolio contribuye a múltiples flujos de valor, de hecho la práctica se combina con otras prácticas para proveer servicios de alta calidad a los clientes. Las actividades de la Cadena de Valor del Servicio a las que contribuye la práctica son:

Diseño y trasición, compromiso, mejora, obtener y construir, planear

Procesos

Gestión del enfoque de la organización para los portafolios

Este proceso se enfoca en la definición, acuerdo y promoción de un enfoque común para los portafolios entre varias partes interesadas. Incluye actividades como:

• Análisis de la estrategia de la organización y recursos

• Desarrollo y acuerdo del enfoque de la gestión del portafolio.

• Comunicar el enfoque de la gestión del portafolio y los modelos relacionados a las principales partes interesadas.

• Revisar y ajustar la gestión del portafolio y los modelos relacionados.

Gestión de los ciclos de vida de los portafolios

Este proceso se enfoca en la gestión de los portafolios de la organización basados en los enfoques acordados. Esto incluye la evaluación de iniciativas, monitoreo y evaluación de los portafolios y sus elementos, así como la repriorización de iniciativas.

Roles, compentencias y responsabilidades

Dueño del portafolio

Algunas de las responsabilidades de este rol son:

• Definir la estrategia del portafolio

• Monitorear y evaluar los logros del portafolio, como el retorno de la inversión.

• Obtener aprobaciones importantes para la estrategia de portafolio y el plan de implementación.

• Asegurar la financiación para el portafolio.

Gerente del portafolio

Algunas de las responsabilidades de este rol son:

• Aprobar las nuevas iniciativas y gestionar la priorización.

• Proporcionar sesiones de sensibilización sobre la gestión del portafolio.

• Asegurar que el portafolio es revisado y optimizado.

• Asegurar que el enfoque de la gestión del portafolio y los modelos son conocidos en la organización.

• Liderar las mejoras a la gestión del portafolio.

• Crear un plan de comunicaciones de alto nivel para maneter a las partes interesadas informadas.

Intercambio de información

La información utilizada por la práctica, incluye pero no se limita a:

• Estrategia organizacional y valores.

• Estructura organizacional.

• Recursos de la organización.

• Mercado y competencia.

• Ventajas competitivas.

• Tecnologías y habilidades.

• Información de las partes interesadas.

• Socios y proveedores.

Con esto terminamos de abordar algunos de los aspectos más relevantes de la práctica Gestión del portafolio.

¡Esperamos que te sean de gran utilidad!

Te invitamos a que revises las píldoras sobre las demás prácticas