Gestión de proyectos

En esta píldora te presentaremos la práctica de Gestión de proyectos de ITIL 4

¡Esperamos que te sea de gran ayuda!

Descripción de la práctica

El propósito de la práctica de gestión de proyectos y programas (PPM) es asegurar que todos los proyectos en la organización son entregados exitosamente y contribuyen a la creación de valor para las partes interesadas de la organización y sus programas. Esto se logra mediante la planeación, delegación, monitoreo y el mantenimiento del control de todos los aspectos de un proyecto y asegurando la motivación de las persona involucradas.

Los programas y proyectos se diferencian de las operaciones regulares de la organización (business as usual) porque:

• Introducen cambios significativos.

• Son estructuras temporales.

• Trae riesgos y oportunidades mucho más allá de las operaciones normales.

Conceptos básicos

• Programa: es una estructura temporal y flexible creada para coordinar, dirigir y vigilar la implementación de un conjunto de proyectos y actividades relacionados con el objetivo de entregar resultados y beneficios relacionados con los objetivos estratégicos de la organización.

• Proyecto: es una estructura temporal que es creada con el propósito de entregar uno o más productos de acuerdi a un caso de negocio acordado.

• Enfoque holístico: la práctica no se limita únicamente a la gestión del progreso de los proyectos, sino a también a la contribución a la co-creación de valor y a la estrategia de toda la organización.

• Adaptación: por lo general las organizaciones desarrollan un enfoque para PPM con base en uno o más cuerpos de conocimiento, métodos y marcos de trabajo, por lo que se deben adaptar para satisfacer las necesidades, capacidades y limitaciones de la organización.

• Beneficio: Es una mejora medible resultante de una salida percibida como una ventaja para una o más partes interesadas.

Alcance

Esta práctica se basa en las habilidades de los gerentes para planificar, monitorear y controlar todos los aspectos de un programa o proyecto y motivar a todos los involucrados a lograr los objetivos a tiempo, dentro de los parámetros de costo, calidad y rendimiento. Esto a través de:

• Definición y alineamiento continuo del enfoque de gestión de proyectos con las partes interesadas.

• Asegurar que el enfoque de la gestión de proyectos se adopta y se integra en la organización.

• Dirección de proyectos.

• Gestión de proyectos.

• Revisión continua de la práctica para mejoras.

Factores de éxito de la práctica

Establecer y mantener un enfoque efectivo para la gestión de programas y proyectos a través de la organización

Se deben seleccionar los métodos más apropiados que se ajusten a la cultura y estilo de la organización y luego atraer la inversión requerida para el entrenamiento, herramientas y técnicas que pueden ser necesarias por los colaboradores para la operación exitosa de los métodos.

En cuanto al mantenimiento, es necesario que losmétodos y enfoques se evalúen como parte de la evaluación general de la organización, esto debido a que se presentan cambios organizacionales y motivadores de cambio que se adaptan por fuerzas externas.

Garantizar la realización exitosa de programas y proyectos

El éxito del proyecto o del programa se basa principalmente en la entrega de beneficios. Es importante realizar una revisión continua luego de la implementación para asegurar que seabordan la fallas identificadas antes de intentar el proyecto nuevamente. Aprender es importante, por lo que las revisiones y las lecciones integradas son esenciales.

Algunas razones por las cuales un proyecto puede fallar incluyen: establecer expectativas poco realistas, metodologías y requerimientos pobres, recursos inadecuados, una probre gestión de proyectos y equipos con miembros sin suficiente entrenamiento.

Las siguientes reglas pueden ayudar a prevenir la falla de los proyectos:

• Comenzar con el final en mente: iniciar con un alcance claro del proyecto.

• Construir un plan de proyecto: visualizar todo lo que se necesita para ser terminado a tiempo.

• No esté tan conectado con el plan: las cosas pueden cambiar y el plan también.

• Verificar, actualizar y monitorear: verificar el progreso de la línea de tiempo, actualizar la línea de tiempo con respecto al rendimiento y supervisar el uso de recursos.

• Vigilar la calidad: no se puede adaptar la calidad y una mala calidad ofrece beneficios deficientes.

Métricas clave

La eficacia y rendimiento de la mejora se debe evaluar en el contexto del flujo de valor al que se espera que la mejora contribuya.

Se presentan algunos KPIs que pueden ser usados para evalua la eficacia y eficiencia de la práctica en los flujos de valor:

• Satisfacción de las partes interesadas con el enfoque de PPM.

• Satisfacción de las partes interesadas con los beneficios suministrados por los programas y proyectos.

• Número e impacto de las desviaciones del enfoque acordado.

• Número e impacto de las fallas de los proyectos o programas por la ineficacia del enfoque.

• Alineación del enfoque de PPM con los estándares y mejores prácticas relevantes en la industria.

• Número y porcentaje de proyectos que están siendo completados en el tiempo y presupuesto.

• Porcentaje de beneficios obtenidos de cada proyecto y programa.

• Satisfacción de las partes interesadas con los beneficios obtenidos por los programas y proyectos.

• Satisfacción de las partes interesadas con el progreso y gestión de programas y proyectos.

Aporte a la Cadena de Valor del Servicio (SVC)

Las principales actividades de la cadena de valor de servicio a las que contribuye la práctica son:

Diseño y transición.

Obtener y costruir.

Procesos

Gestión del enfoque de la organización

Este proceso se enfoca en la definición, aceptación, comunicación y promoción de un enfoque común en toda la organización para la gestión de proyectos y programas. Incluye actividades como el desarrollo, acuerdo, comunicación, integración, revisión y ajuste de un enfoque para PPM.

Dirección de proyectos

El propósito del proceso es permitir que la junta del proyecto sea responsable del éxito del proyecto mediante la toma de decisiones clave y de ejercer un control general, mientras delega la gestión diaria del proyecto al Gerente de proyecto. Dentro de las actividades se incluyen: la autorización del inicio del proyecto, la autorización del proyecto, la autorización de una etapa o una excepción del plan, dar la dirección adecuada y autorizar la finalización del proyecto.

Gestión de proyectos

Su propósito es permitir al Gerente del proyecto ser responsable de las actividades del diarias del proyecto en nombre de la junta el proyecto. Se incluyen actividades como la apertura e inicio del proyecto, el control de las etapas, la gestión de los límites de cada etapa y el cierre del proyecto.

Gestión de la entrega del producto

Su propósito es permitir a los equipos de desarrollo de soluciones crear una solución evolucionada de acuerdo con las prioridades del negocio, manteniendose dentro de los tiempos, costos y calidad estipulados. Algunas actividades que incluye el proceso son: aceptar lo que será entregado entre el equipo y el líder del proyecto (paquete de trabajo), ejecutar el paquete de trabajo y entregar el paquete de trabajo.

Roles, compentencias y responsabilidades

Gerente del programa

Por lo general se le atibuyen resposabilidades como la gestión diaria del programa, ser el representante de los patrocinadores del programa, planificar y diseñar el programa, revisar su progreso y resolviendo los problemas que se pueden presentar, mantener la integridad y coherencia del programa, administrar el presupuesto y controlar los costos, designar los equipos de trabajo, maximizar el uso eficiente de recursos, etc.

Gerente del proyecto

Se enfoca en la gestión diairia de un proyecto, esta persona tiene la autoridad de ejecutar el proyecto con las restricciones establecidas, este rol no debe ser compartirdo, las habilidades necesarias son más del tipo "duras" orientadas a asumir responsabilidades y ejecutar tareas de diferentes áreas del conocimiento.

Dentro de sus responsabilidades se encuentra el control, la gestión de los beneficios, de las finanzas, garantizar el compromiso de las partes interesadas, gestión del riesgo, gobernanza organizacional y gestión de recursos.

Es el responsable del trabajo y de la entrega de producto del proceso. También se encarga de delegar responsabilidades para la gestión de la liberación de productos al Gerente del equipo.

Gerente del equipo

Su responsabilidad es asegurar que los productos se elaboran con la calidad apropiada, como fue definido por el Gerente de proyecto y adherirlo a los tiempos y costos aprobados por la junta del proyecto. La dirección del gerente de equipo la suministra el Gerente de proyecto.

Intercambio de información

La información utilizada por la práctica, incluye pero no se limita a:

• Clientes, usuarios y otras partes interesadas del proyecto.

• El producto del proyecto y los requisitos de los clientes y usuarios.

• El enfoque de la organización para los cambios y los proyectos.

• El ambiente del mercado y los grupos de consumidores.

• Los servicios y su arquitectura y diseño.

• Los socios y proveedores utilizados en el proyecto, incluídos los contratos de los servicios que prestan.

• Estrategias, portafolio y programas de la organización.

• Datos de aplicaciones de monitoreo.

• Datos de monitoreo de transacciones de negocio.

• Registros de la gestión de servicio (incidentes, cambios, etc.)

• Retroalimentación de clientes y usuarios.

Con esto terminamos de abordar algunos de los aspectos más relevantes de la práctica Gestión de proyectos.

¡Esperamos que te sean de gran utilidad!

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