Gestión de proveedores
En esta píldora te presentaremos la práctica de Gestión de proveedores de ITIL 4
¡Esperamos que te sea de gran ayuda!
(Desliza para continuar)Descripción de la práctica
El propósito de la práctica es asegurar que los proveedores de la organización y su desempeño son gestionados apropiadamente para respaldar la provisión fluida de productos y servicios de calidad.
Esto incluye la creación de relaciones más cercanas y colaborativas con los proveedores clave para descubrir y crear nuevo valor y reducir los riesgos de fallas.
La práctica tiene como objetivo proporcionar a la organización estrategias para el uso de servicios de proveedores y partners, para evaluar y seleccionar los proveedores y asegurar que los servicios consumidos cumplen o exceden los acuerdos de nivel de servicio, el costo es óptimo y los riesgos asociados se entienden y controlan.
Conceptos básicos
• Proveedor: es una parte interesada responsable de proporcionar servicios que son utilizados por una organización.
• RfX: este término general hace referencia a la solicitud de información (RFI), solicitud de propuestas (RFP), solicitud de cotización (RFQ), solicitud de oferta (RFB) o solicitud de demostración (RFD).
• Contrato: una relación con un proveedor por lo genera se define con un contrto que por lo general incluye los acuerdos de nivel de servicio, la utilidad y garantía, los términos y condiciones, pagos y programaciones e incluso penalizaciones por incumplimiento.
Alcance
La práctica se enfoca en tres aspectos clave:
• Evaluación, selección e integración de los proveedores y mantenimiento de su información en el sistema de información de la gestión de proveedores.
• Negociación de contratos y aseguramiento de que los proveedores los cumplirán.
• Medición, seguimiento e informe sobre el desempeño del proveedor y activar la recompensa o penalización por aspectos del contrato.
La práctica incluye:
• Hacer cumplir la política de gestión de proveedores.
• Creación y mantenimiento de la selección de proveedores y los criterios y procedimientos de la evaluación de desempeño.
• Establecer y mantener la estrategia de abastecimiento y los estándares de categorización en concordancia con la estrategia de abastecimiento.
La práctica incluye:
• Definición de los requisitos de abastecimiento y evaluación de los parámetros para la selección de proveedores.
• Creación y mantenimiento de estándares y condiciones de contratos.
• Evaluación y selección de proveedores.
La práctica incluye:
• Desarrollar, negociar y acordar contratos.
• Revisar, renovar y rescindir contratos.
• Auditar la adherencia de los proveedores al contrato.
• Medir y reportar el desempeño de los proveedores.
La práctica incluye:
• Colaborar y resolver los conflictos con los proveedores.
• Mantener los datos en el sistema de información de gestión de proveedores.
• Categorizar los proveedores y gestionar el riesgo.
• Identificar, hacer seguimiento e informar las medidas de mejora continua relacionadas con la gestión de proveedores.
Factores de éxito de la práctica
Asegurar que la estrategia de abastecimiento y las directrices apoyan efectivamente la estrategia de la organización
La estrategia de abastecimiento es desarrollada para asegurar la alineación entre las necesidades del negocio y los objetivos de los proveedores. Esta estrategia contempla aspectos como categorización, requisitos de cada categoría y reglas básicas para el manejo de las relaciones con los proveedores.
Asegurar que las relaciones de servicio con todos los proveedores y partners son gestionadas efectivamente y de acuerdo con la normativa interna y externa.
La práctica debe garantizar la gestión efectiva de las relaciones de servicio con todos los proveedores, dichas relaciones dependen de necesidad de alineación estratégica o la dependencia hacia el proveedor.
Asegurar la integración efectiva de los servicios dee terceros con los productos y servicios de la organización.
El nivel de integración de los servicios es fundamental, pues en algunas organizaciones se podría ver afectado el producto y/o servicio si el proveedor presenta alguna falla. Por esta razón es importante conocer el alcance, la naturaleza, los términos de provisión, la dependendicia y el riesgo de los proveedores.
Métricas clave
Algunas métricas son:
• Número e impacto de los casos donde los objetivos estratégicos pudieron no lograrse por la dependencia de proveedores externos.
• Número de objetivos estratégicos no apoyados por la estrategia de abastecimiento.
• Número de objetivos de la estrategia de abastecimiento que no están vinculados a la estrategia de la organización.
Algunas métricas son:
• Satisfacción de las partes interesadas con las relaciones de la organización con los terceros.
• Número e impacto de las infracciones a las regulaciones internas y externas relevantes.
• Valor obtenido de las relaciones con proveedores y socios, incluidos los beneficios, riesgos y costos.
Algunas métricas son:
• Satisfacción de las partes interesadas con la integración de los terceros con los flujos de valor de la organización.
• Número e impacto de pérdidas, demoras y otras formas de desperdicio en el flujo de valor de la organización causado por una integración inefectiva con los terceros.
• Número de incidentes e infracciones de los ANS asociados a la participación de terceros en los flujos de valor.
Aporte a la Cadena de Valor del Servicio (SVC)
Las actividades de la Cadena de Valor del Servicio a las que contribuye la práctica son:
• Compromiso
• Diseño y transición
• Entrega y soporte
• Mejora
• Obtener y construir
• Plan
Procesos
Gestión de un enfoque común para la gestión de proveedores
Este proceso se enfoca en la definición, aceptación y promoción de un enfoque en toda la organización para la gestión de proveedores. Incluye actividades como el desarrollo, aprobación, comunicación, revisión y ajuste de una estrategia de abastecimiento, procesos y procedimientos.
Gestión de la ruta del proveedor:
Este proceso se enfoca en la gestión de los proveedores a través de su ruta, incluye actividades como la identificación de los proveedores disponibles, comunicación de la demanda, evaluación y selección de proveedores, contratación, desvinculación, monitoreo del desempeño, evaluación y revisión de los proveedores.
Roles, compentencias y responsabilidades
Gerente de proveedores
Este rol es responsable de:
• Recopilación de requisitos comerciales para subcontratar o buscar productos y/o servicios.
• Aprobar los prerequisitos para la selección de proveedores.
• Crear o administrar RfX.
• Categorizar los proveedores basados en su importancia para la organización.
Gerente de proveedores
Este rol es responsable de:
• Manejo del debido proceso de negociación y contrato (desempeño, penalizaciones, conflictos, recompensas).
• Diseñar e instituir la gobernanza y el cumplimiento organizacional.
• Supervisar el desempeño de los proveedores.
Coordinador de proveedores
Este rol es responsable de:
• Formular los requisitos previos para la selección de proveedores.
• Comunicar las actualizaciones del proceso y eventuales decisiones a los proveedores.
• Coordinar y ayudar en el proceso de RfX.
• Mantener la información de los poveedores en la herramienta de gestión de proveedores.
Coordinador de proveedores
Este rol es responsable de:
• Preparación de informes de rendimiento de proveedores.
• Mantener registro de los riesgos.
• Crear y mantener una matriz de dependencia.
• Alimentar el catálogo de servicios.
• Seguimiento y auditoría al cumplimiento de contratos
Intercambio de información
La información utilizada por la práctica, incluye pero no se limita a:
• Clientes y usuarios.
• Servicios y su mapeo a proveedores.
• Requisitos de la organización para los servicios y dependencia.
• Información de los socios y proveedores (ANS, KPI).
• Políticas, requerimientos, contratos, resolución de conflictos.
La información utilizada por la práctica, incluye pero no se limita a:
• Iniciativas de mejora por proveedores y su valor asociado.
• Satisfacción de las partes interesadas con los proveedores.
• Estado y tendencias del mercado, tecnologías emergentes, servicios y proveedores.
Con esto terminamos de abordar algunos de los aspectos más relevantes de la práctica Gestión de proveedores.
¡Esperamos que te sean de gran utilidad!
Te invitamos a que revises las píldoras sobre las demás prácticas